Control de Asistencia

GENERALIDADES

  • Es obligación de todo funcionario registrado en el sistema marcar su entrada y salida en los terminales habilitados.
  • Sólo se pueden registrar un máximo de 3 justificaciones por motivos personales, esto aplica a las incidencias ATRASO AUTORIZADO y OLVIDO FUNCIONARIO, es decir, se puede registrar un máximo de 3 de cada una.
  • Es obligación de todo funcionario entregar sus justificaciones dentro de los plazos correspondiente para dar cumplimiento a la entrega de los informes mensuales de cada unidad.
  • Es obligación de todo funcionario leer el Instructivo de Normas Generales que rige el proceso de control de asistencia

 

DOCUMENTOS

Instructivo de Normas Generales
Guía para revisión del Informe de Asistencia Mensual

 

PROCEDIMIENTOS

  Justificaciones por ausencias, olvidos de marcaje o atrasos
  1. El funcionario debe completar el formulario F1, obtener la firma de su jefe directo y entregarlo a su Supervisor de Asistencia o Jefe Administrativo.
  2. El Supervisor de Asistencia debe verificar que el formulario se encuentre correctamente llenado y que se encuentre en concordancia con la normativa vigente.
  3. Si el formulario se encuentra correcto, el Supervisor de Asistencia debe registrarlo en el Sistema de Control de Asistencia.
  4. Si el formulario se encuentra mal llenado o no se encuentra acorde a la normativa, el supervisor debe devolver el formulario al funcionario para que sea corregido o puede dejarlo sin efecto, tomando las medidas que sean necesarias dependiendo de cada situación.
F1 - Formulario único para Autorización / Justificación

 

  Permisos Administrativos

PROCEDIMIENTO SOLICITUD PERMISO CON GOCE DE REMUNERACIONES

  1. El funcionario debe llenar el formulario correspondiente y solicitar la firma de su jefatura antes de hacer uso del permiso.
  2. El funcionario debe entregar el formulario al jefe administrativo o al supervisor de asistencia de su unidad.
  3. El supervisor de asistencia debe revisar el documento, verificar que se encuentre llenado de forma correcta, y verificar que se encuentre dentro del tope de permisos autorizados por año (6).
  4. Si el documento se encuentra correcto, el supervisor de asistencia debe efectuar el registro correspondiente en el sistema de control de asistencia si el funcionario se encuentra afecto a ese control.
  5. El supervisor de asistencia debe archivar el formulario para la posterior tramitación de la resolución de permisos administrativos de la unidad.

PROCEDIMIENTO TRAMITACION DE RESOLUCIONES DE PERMISOS

Mensualmente, una vez procesado el registro de control de asistencia, el Jefe Administrativo o el Supervisor de Asistencia (según lo determine la unidad) debe preparar el siguiente legajo de documentos:

- Resolución de permisos
- Carátula de Resolución de permisos
- Todos los formularios de solicitud (originales)

Las plantillas de los documentos se encuentran publicadas más abajo.

A partir del año 2022, Secretaría General, mediante Resolución 9.253, delegó la firma de las transcripciones de las resoluciones de permisos administrativos a los secretarios de Facultad, por lo cual ahora existen dos procedimientos para la tramitación de dichos documentos:

a) FACULTADES Y SUS UNIDADES DEPENDIENTES

Las unidades dependientes de una Facultad deben enviar el legago de documentos a su Decanato para que sea enviado desde la Facultad a Secretaría General, en la carátula se debe indicar el nombre y cargo del Directivo Superior (Decano), en las transcripciones se debe indicar el nombre y cargo del Secretario de Facultad.

b) TODAS LAS DEMAS UNIDADES

Deben enviar el legago de documentos directamente a Secretaría General, en la carátula se debe indicar el nombre y cargo de la Jefatura o Directivo Superior de la unidad, en las transcripciones se debe indicar el nombre y cargo del Secretario General.

NOTIFICACION A RECURSOS HUMANOS

Secretaría General completará la Resolución y la enviará de vuelta a la unidad, numerada y timbrada.

Todas las unidades deben enviar a control.asistencia@usach.cl la resolución tramitada, junto con los formularios de solicitud para el registro en Recursos Humanos y en Siaper.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso administrativo con goce de remuneraciones
Plantilla resolución permiso administrativo con goce de remuneraciones (adecuar a cada unidad sin modificar el formato)
Solicitud permiso administrativo sin goce de remuneraciones (Administrativos/Académicos Ley 18.834)
Solicitud permiso administrativo sin goce de remuneraciones (Académicos DU 372/98)

 

  Permiso Post-Natal Paternal
  1. Si ambos padres son funcionarios de la Universidad, deben enviar una carta a su Unidad indicando la decisión de traspasar tiempo del Post-Natal al padre, si sólo uno de los padres trabaja en la Universidad, entonces deberán enviar cartas por separado.
  2. La Unidad debe enviar un memo a Recursos Humanos indicando la situación y adjuntando las cartas mencionadas.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso con goce de remuneraciones paternal

 

  Permiso para alimentar a los hijos menores de 2 años
  1. La funcionaria debe acordar y fijar con la unidad el horario a utilizar, el cual debe quedar registrado en un formulario F5.
  2. El Supervisor de Asistencia debe registrar el cambio de calendario en el Sistema de Control de Asistencia, siguiendo los procedimientos definidos para la asignación de calendarios.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

 

  Permisos por Matrimonio y Unión Civil
  1. El funcionario debe dar aviso a su jefatura con treinta días de anticipación descargando y completando el formulario correspondiente que deberá ser enviado a Recursos Humanos.
  2. El funcionario debe completar el formulario F1 y entregarlo a su Supervisor de Asistencia.
  3. El funcionario debe presentar dentro de los treinta días siguientes a la celebración el respectivo certificado de matrimonio del Servicio de Registro Civil e Identificación.
  4. El Supervisor de Asistencia debe enviar el formulario junto al certificado de defunción a Recursos Humanos, dejando una copia de respaldo en su unidad.
  5. El Supervisor de Asistencia debe registrar la incidencia respectiva en el Sistema de Control de Asistencia.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso con goce de remuneraciones por matrimonio
Solicitud permiso con goce de remuneraciones por acuerdo de unión civil

 

  Permiso por fallecimiento
  1. El funcionario debe dar aviso a su jefatura.
  2. Una vez que el funcionario regrese a sus funciones, deberá completar el formulario correspondiente y entregar un certificado de defunción a su Supervisor de Asistencia.
  3. El Supervisor de Asistencia deberá enviar el formulario junto al certificado de defunción a Recursos Humanos, dejando una copia de respaldo en su unidad.
  4. El Supervisor de Asistencia deberá registrar la incidencia respectiva en el Sistema de Control de Asistencia.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso con goce de remuneraciones por fallecimiento

 

  Permiso Teletrabajo (Ley 21.391 / 24-09-2021)

El funcionario que desee acogerse al beneficio de modalidad de teletrabajo deberá completar el formulario correspondiente.

En la declaración jurada se pueden especificar tres tipos de fundamento:

  1. Cuidado personal de menores en etapa preescolar
      - No requiere antecedentes.
  2. Cuidado personal de menores de 12 años en etapa escolar.
      - Se debe entregar un documento que acredite el cierre del establecimiento educacional.
  3. Cuidado personal de personas con discapacidad
      - Se debe adjuntar certificado de discapacidad o copia de la credencial de discapacidad.

Podrá asimismo acreditarse la discapacidad a través de la calidad de asignatario de pensión de invalidez de cualquier régimen previsional, conforme a los registros disponibles en el Sistema Nacional de Información de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Superintendencia de Seguridad Social.

 

IMPORTANTE

Este beneficio expira en el momento que se levante el estado de excepción constitucional de catástrofe vigente, por calamidad pública o una alerta sanitaria (Decreto 52/2021 Ministerio de Salud) con ocasión de una epidemia o pandemia a causa de una enfermedad contagiosa.

 

CONSIDERACIONES

  • Si ambos padres son trabajadores, sólo uno de ellos puede acceder al permiso, a elección de la madre.
  • Los menores que se pueden incluir en la solicitud deben tener la calidad de hijo o tutelado legal.
  • El permiso sólo rige mientras se encuentre declarado el "estado de excepción constitucional de catástrofe".

 

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y REGISTRO

  1. El formulario, correctamente llenado y firmado, debe ser entregado por el solicitante al Jefe Administrativo o Supervisor de Asistencia correspondiente.
  2. El Supervisor de Asistencia debe registrar el permiso en el sistema de Control de Asistencia mediante la incidencia "Teletrabajo".
  3. La unidad debe enviar un memo a Recursos Humanos, a través del Sistema de Trazabilidad Documental (STD), informando sobre el cambio de modalidad de trabajo y adjuntando todos los antecedentes entregados por el solicitante.

 

FORMULARIO

Solicitud permiso teletrabajo

 

  Vacaciones fuera del periodo de Receso
  1. La Unidad debe enviar un memo a Recursos Humanos describiendo la situación.
  2. El Supervisor de Asistencia deberá registrar la incidencia VACACIONES en el Sistema de Control de Asistencia, de acuerdo al periodo indicado.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

 

  Licencias Médicas
  1. El funcionario debe hacer llegar la Licencia Médica a la Oficina de Partes de Recursos Humanos dentro del plazo de 3 días hábiles, contados a partir de la fecha de inicio del reposo.
  2. La Unidad de Licencias Médicas y Certificación registrará la licencia en el Sistema de Control de Asistencia de acuerdo a las fechas especificadas en ella.

PERIODO DE RECESO

Durante los periodos de receso las Licencias Médicas deben ser tramitadas por el funcionario directamente en la institución de salud a la que pertenece, posteriormente deberá hacer llegar a la Unidad de Licencias Médicas del Depto. de Recursos Humanos la copia del comprobante de recepción y/o del formulario de la licencia, en los casos en que la institución sólo timbre este documento.

Las licencias médicas se pueden presentar en la sucursal más cercana a su domicilio y/o en las sucursales ubicadas en el centro.

  • Las Isapres recepcionan hasta las 17:00 Hrs.
  • Compin (Fonasa) recepciona hasta las 14:30 hrs. en Huérfanos 1483 - Fono 600-460-4600.

Consultas: Gladys Miranda Pizarro | gladys.miranda@usach.cl | 2 2718 1618

 

  Licencias Laborales
  1. Ante un accidente laboral, la unidad debe enviar un aviso a la Oficina de Notificación de Accidentes Laborales.
  2. La Oficina de Notificación de Accidentes Laborales emitirá un correo de respuesta a la Unidad.
  3. El Supervisor de Asistencia debe registrar la incidencia respectiva en el Sistema de Control de Asistencia.

Procedimiento en caso de ocurrir un accidente laboral

Consultas: Gladys Miranda Pizarro | gladys.miranda@usach.cl | 2 2718 1618

 

  Devoluciones de Tiempo
  1. Las devoluciones de tiempo, al agual que las horas extras, deben ser autorizadas en forma previa a su ejecución, razón por la cual la jefatura debe informar al supervisor correspondiente sobre tal medida.
  2. El Supervisor de Asistencia debe obtener los siguientes documentos por cada vez que el funcionario haga uso del tiempo de devolución:
    • Imprimir el informe del mes en que se produce el evento que da origen a la devolución de tiempo.
    • Completar el formulario F8 para el cálculo del tiempo a devolver, aplicando los tiempos compensatorios segun corresponda.
    • Completar el Formulario F1 que autoriza la devolución de parte de la jefatura.
  • Luego, el Supervisor de Asistencia debe enviar un memo a la Unidad de Remuneraciones de Recursos Humanos informando sobre todos los casos de Devolución de Tiempo en forma mensual, se deben adjuntar los documentos mencionados anteriormente, dejando una copia de respaldo.
  • La Unidad de Remuneraciones genera una resolución que autoriza la devolución.
  • El Supervisor de Asistencia debe registrar la incidencia "Devolución de Tiempo" en el sistema de control de asistencia para justificar la devolución.

Cada vez que el funcionario haga uso de un tiempo de devolución, este se deberá ir descontando en la sección respectiva del formulario F8, hasta que el saldo llegue a cero. Cada formulario F8 debe mantener el historial completo de devolución.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

 

  Pago de Horas Extras
  1. La unidad debe enviar un memo a Prorrectoría solicitando la autorización correspondiente.
  2. Una vez autorizado, Prorrectoría envía una notificación a Recursos Humanos para proceder con el pago.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad